- La colaboración entre personas es más fácil y rápida.
- Hay la posibilidad de trabajar o estudiar a distancia, lo que puede ahorrar tiempos y ser una motivación para algunos miembros del equipo.
- Cada vez hay plataformas más especializadas y/o que abarcan más funcionalidades en línea, reduciendo costos y ampliando el abanico de posibilidades.
- Flujos de trabajo optimizados, con mayor control en tiempo real por parte de líderes y equipos.
- El conocimiento adquirido en cada proyecto se puede reutilizar, ayudando al aprendizaje colectivo y dismuyendo tiempos.
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¿Qué son las plataformas colaborativas? Descubra todo lo que debe saber What Are Collaborative Platforms? Everything You Need to Know
Las plataformas colaborativas llegaron para quedarse. En un mundo hiperconectado, que vive la cuarta revolución industrial y que cambió significativamente desde el atípico 2020, estas herramientas pasaron de ser un complemento a una necesidad en entornos empresariales y educativos.
Y decimos desde 2020 porque es innegable que muchas cosas cambiaron en el mundo por la pandemia de covid-19. A pesar de que conceptos como el trabajo remoto o las clases virtuales ya existían, los cierres y las cuarentenas terminaron por darles el ‘empuje’ definitivo: en Colombia, por ejemplo, el número de teletrabajadores aumentó en un 71 % en ese año, en comparación con un par de años atrás.
A muchas organizaciones les tocó, a la fuerza, implementar herramientas que permitieran adaptarse a esta nueva realidad. Y es ahí donde se evidencia la importancia de una plataforma colaborativa: facilitar la realización de procesos de manera remota, manteniendo la comunicación a pesar de la distancia y sin sacrificar productividad. De hecho, según una encuesta del Programa de Comparación Internacional (ICP), las herramientas colaborativas pueden aumentar la tasa de productividad de una organización en un 32 %.
Por eso, en este artículo hemos preparado una mini guía con definiciones, ejemplos y nuestra opinión sobre cuál es la mejor plataforma colaborativa.
Primero que todo, ¿qué son?
La definición de plataforma colaborativa es simple: hablamos básicamente de una herramienta informática que se basa en ambientes virtuales de trabajo diseñados para permitir la comunicación y la colaboración en tiempo real en ámbitos como el empresarial o el educativo.
Gracias a esto, concuerdan los diferentes especialistas, no solo se permite el flujo de la información necesaria para el aprendizaje colectivo y la realización de proyectos en equipo, sino que también permite, especialmente en el ámbito empresarial, que haya un seguimiento en conjunto de las iniciativas.
Por lo general, hablamos de servicios que están disponibles en línea, lo cual permite que los usuarios se conecten desde distintos lugares y puedan trabajar de manera simultánea en una misma obligación o tarea.
Historia de las plataformas colaborativas
El origen de las plataformas colaborativas está muy ligado a la web 2.0, un concepto que fue popularizado entre 2004 y 2005 y marca el cambio sustancial de la relación entre el usuario y el ciberespacio, pues el primero pasa de ser un agente pasivo que solo consume contenidos a un prosumidor, que ahora aporta, interactúa y trabaja en comunidades.
Esta evolución se empezó a gestar varios años atrás, con el cambio de milenio y la llegada del primer gran proyecto colaborativo en línea: la Wikipedia, creada en 2001. No nos podemos olvidar tampoco del nacimiento de Moodle, uno de los primeros y más importantes sistemas de gestión de aprendizaje en línea, nacido en 2002.
Pero quizá el punto clave llegó en 2005, cuando el mundo conoció lo que, en ese momento, era una herramienta novedosa: Writely, un procesador de textos en línea que permitía crear y editar documentos a través del navegador, sin necesidad de tener instalada ninguna suite ofimática en el computador.
Fue tan prometedor que el año siguiente Google decidió comprar Upstartle, la empresa que lo desarrolló, y convertirlo en Google Docs y unirlo a Spreadsheets (su aplicación de hojas de cálculo), creando así la semilla de lo que se convertiría en su suite de trabajo colaborativo.
2006 también significó el nacimiento del paquete de Google para educación, que inicialmente era la combinación de Gmail y Google Docs y que con los años terminó convirtiéndose en toda un aula virtual, con la creación de Classroom en 2014.
Con el tiempo y el avance de la web 2.0, empezaron a crearse muchas de las herramientas de software colaborativo que hoy conocemos: Slack llegó en 2009, Microsoft lanzó Office 365 en 2011, y Padlet presentó su software homónimo en 2012.
Terminado el repaso histórico, es hora de revisar cuáles son las ventajas de usar plataformas colaborativas, cuáles existen y cuáles son las mejores
¿Para qué sirve una plataforma colaborativa?
Como comentábamos antes, el uso de este tipo de herramientas revolucionó las organizaciones gracias a la capacidad de fomentar el trabajo colaborativo, más allá de las limitaciones de lugar, tiempo y recursos que pueda tener cada persona. El punto central está en el uso de la tecnología para derribar barreras y construir colectivamente a través de la gestión del conocimiento.
Entre las ventajas podemos encontrar:
Collaborative platforms are here to stay. In a hyperconnected world living through the Fourth Industrial Revolution — one that changed significantly since the atypical year of 2020 — these tools have gone from being a complement to a necessity in business and educational environments.
We say since 2020 because it is undeniable that many things changed in the world due to the COVID-19 pandemic. Even though concepts like remote work and virtual classes already existed, lockdowns and quarantines ultimately gave them their definitive push: in Colombia, for example, the number of teleworkers increased by 71% that year, compared to a couple of years earlier.
Many organizations were forced to implement tools that would allow them to adapt to this new reality. And that is where the importance of a collaborative platform becomes evident: facilitating the completion of processes remotely, maintaining communication despite the distance, and without sacrificing productivity. In fact, according to a survey by the International Comparison Program (ICP), collaborative tools can increase an organization's productivity rate by 32%.
For this reason, in this article we have prepared a mini guide with definitions, examples, and our opinion on which is the best collaborative platform.
First of all, what are they?
The definition of a collaborative platform is simple: we are essentially talking about a software tool based on virtual work environments designed to enable real-time communication and collaboration in settings such as business or education.
Experts agree that this not only enables the flow of information necessary for collective learning and team project completion, but also allows — especially in the business environment — joint tracking of initiatives.
Generally speaking, these are services available online, which allows users to connect from different locations and work simultaneously on the same task or assignment.
History of Collaborative Platforms
The origin of collaborative platforms is closely tied to Web 2.0, a concept popularized between 2004 and 2005 that marks a substantial shift in the relationship between users and cyberspace: the user transitions from a passive agent who only consumes content to a prosumer who now contributes, interacts, and works within communities.
This evolution began to take shape several years earlier, at the turn of the millennium, with the arrival of the first major collaborative online project: Wikipedia, created in 2001. We also cannot overlook the birth of Moodle, one of the first and most important online learning management systems, launched in 2002.
But perhaps the key moment arrived in 2005, when the world encountered what was at the time a novel tool: Writely, an online word processor that allowed users to create and edit documents through a browser, without needing any office suite installed on their computer.
It was so promising that the following year Google decided to acquire Upstartle, the company that developed it, and transform it into Google Docs — joining it with Spreadsheets (its spreadsheet application) — thus planting the seed of what would become its collaborative work suite.
2006 also marked the birth of the Google for Education package, which initially combined Gmail and Google Docs and over the years evolved into a full virtual classroom with the creation of Classroom in 2014.
With the passage of time and the advancement of Web 2.0, many of the collaborative software tools we know today began to emerge: Slack launched in 2009, Microsoft released Office 365 in 2011, and Padlet introduced its namesake software in 2012.
With this historical overview complete, it is time to examine what the advantages of using collaborative platforms are, which ones exist, and which are the best.
What is a collaborative platform used for?
As mentioned earlier, the use of these types of tools has revolutionized organizations by fostering collaborative work, overcoming the limitations of location, time, and individual resources. The central point lies in using technology to break down barriers and build collectively through knowledge management.
Among the advantages we can find:
- Collaboration between people is easier and faster.
- There is the possibility of working or studying remotely, which can save time and serve as motivation for some team members.
- Platforms are increasingly specialized and/or cover more online functionalities, reducing costs and expanding the range of possibilities.
- Optimized workflows, with greater real-time control by leaders and teams.
- Knowledge gained in each project can be reused, supporting collective learning and reducing time spent.
- Padlet
- Nearpod
- Quizizz, Mentimeter and Kahoot